Die schleichende Digitalisierung greift um sich.

Digitalisierung

Das papierlose Büro funktioniert nicht. Und deshalb werden wir uns um die Umsetzung auch gar keine Gedanken machen.

Hand aufs Herz. Welcher Unternehmer hat schon einmal eine Rechnung per Mail bekommen? Mit Sicherheit Jeder.

Das nervt zwar, ist aber halb so schlimm. Da will der Lieferant die Druckkosten halt auf uns auslagern. Outsourcing ist ja gerade das Zauberwort in vielen Firmen.

Ordnung muss sein! Die Rechnung wird doppelt ausgedruckt. Einmal für den Steuerberater und einmal für die Ablage. Dank des neuen Druckers ist das auch gar nicht mal so teuer. Jetzt im Posteingang des Mail-Clients nur noch rasch Ordnung schaffen und die Mail verschwindet im Papierkorb. Bestenfalls wird diese in den Ordner „Archiv“ verschoben, der sich diesen Namen überhaupt nicht verdient hat.

Für einen kleinen Augenblick hat sich das „papierlose Büro“ eingeschlichen. Sein Angriff wurde aber erfolgreich vereitelt.

Schlimm an dieser kurzen Episode ist die Tatsache, dass dieser Umgang mit der elektronischen Rechnung nicht den Vorgaben der Finanzverwaltung entspricht. Denn elektronisch „geborene“ Dokumente müssen auch elektronisch „beerdigt“ werden. Sprich: archiviert. Allerdings geht es hierbei nicht nur um die Namensgebung, sondern um die Tatsache, dass das Dokument nicht mehr verändert werden kann, oder das Änderungen nachvollziehbar sind. Zukünftig werden die Herrschaften von der Steuerprüfung da sicher etwas genauer hinsehen.

Und wo wir gerade beim Sehen sind: manchmal bereitet auch Wiedersehen Freude. Das ist meist in dem Moment der Fall, wenn ein lange gesuchtes Dokument schlussendlich doch noch in der Falschablage wiedergefunden wird.

Wer sich also keine Gedanken zum Thema Digitalisierung in seinem Unternehmen macht, braucht das auch zukünftig nicht zu tun. Er hat dann nämlich keins mehr.