Ein Quell ewiger Freude.

Die Menschheit ist auf dem Mond gelandet. Zumindest wird das von der NASA behauptet. Nahezu jeder von uns besitzt ein Smartphone und einen Computer. Wir benutzen keine Landkarten mehr, sondern ein Navigationsgerät. Allerdings arbeiten wir im Büro bis heute mit einer Technik aus der Kaiserzeit.

Locher, Tacker, Ordner und Regale sind aus unserem Büroalltag bis heute nicht mehr wegzudenken. Der mechanische Ordner wie wir ihn heute kennen wurde 1885 von Friedrich Soennecken erfunden. Spricht das Alter einfach nur für eine bewährte Technik oder Ist unser momentanes Ordnungssystem im Zeitalter der Digitalisierung maßlos veraltet?

Vor 100 Jahren war einfach weniger Papier im Umlauf. Papier war wertvoll und das Beschreiben oder Bedrucken ging mit einem erhebliche Aufwand einher. Die damals zu bewältigende Papierflut konnte noch relativ einfach mit Ordnern gebändigt werden.

Heute ist Papier ein billiges Massenprodukt. In beinahe jedem Haushalt ist ein Computer mit Drucker zu finden.
Unternehmen haben seit der Einführung des Laserdrucker ihren Papierausstoss vervielfacht.

Nur ca. 2% aller Dokumente, die wir täglich aufbewahren, werden wir jemals wieder ansehen. Ich rede hier nicht von Werbematerial oder irgendwelchen Zetteln, die gleich im Müll landen. Wir müssen also 100% aller Schriftstücke fein säuberlich ablegen, um im Ernstfall auf die 2% zurückgreifen zu können, die wir wirklich benötigen.

Der Unterschied zwischen gefühltem und tatsächlichen Aufwand der Papierablage ist groß.
Das Ablegen von Dokumenten empfinden wir als aufwändig und lästig. Was aber in Wirklichkeit ein richtiger Zeitfresser ist, ist das Suchen nach Schriftstücken. Da die Suche meist auf viele Schultern verteilt ist, wird der tatsächliche Zeitaufwand oft nicht bemerkt.

Das Problem steht meist nicht in, sondern vor dem Regal.
Einmal falsch abgelegt ist die Chance ein Dokument wieder zu finden nahe null. Da hilft meist nur noch alles durchzublättern und zu sichten. Und hier ist bereits der nächste Fehler vorprogrammiert.
Wir Menschen sind nicht perfekt. Jeder hat sich nach längerem Durchforsten eines Ordners die Frage gestellt, ob das gesuchte Schriftstück versehentlich überblättert worden ist und von vorn begonnen.

Bereits 1748 bemerkte Benjamin Franklin in seinem Buch „Ratschläge für junge Kaufleute“ Zeit ist Geld.
Allerspätestens jetzt sollte uns klar werden, dass durch „den Quell der ewigen Freude“ kein Geld ins Unternehmen sprudelt, sondern Tag für Tag in Form von verschwendeter Arbeitszeit kontinuierlich abfließt.