Das passiert immer nur bei Anderen.

Was nicht den Flammen zum Opfer fällt wird von der Feuerwehr endgültig im Löschwasser ertränkt. Auch ein herzhaftes Hochwasser verwandelt Ihre Schriftstücke in einen unleserlichen Zellulosebrei. Machen Sie eine tägliche Datensicherung Ihrer Aktenordner? Es wäre mit Sicherheit eine nicht zu bewältigende Aufgabe alle wichtigen Dokumente als Kopie in ein anderes Gebäude auszulagern.

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus, wenn schlagartig alle Papierdokumente verbrannt sind?
Es gibt wahrscheinlich Firmen, die vor der nächsten Steuerprüfung froh darüber wären. Aber über die wollen wir hier nicht reden.
Wäre der Verlust zu ersetzen? Mit Sicherheit nur mit einem erheblichen Aufwand und auch dann nur teilweise. Hier hat das digitale Archiv gegenüber der Papierablage die Nase unumstritten vorn. Mit einer papierlosen Ablage können Sie nahezu unbegrenzte Kopien aller Schriftstücke aufbewahren. Wenn die Datensicherung jetzt noch räumlich aus den Geschäftsräumen ausgelagert ist, kann selbst bei einem Totalverlust des gesamten Bürogebäudes an einem anderen Standort mit überschaubarem Aufwand neu durchgestartet werden.

Schätzen Sie Ihre Gefährdung einmal selbst realistisch ein.
Wie sieht es in Ihrer Region mit extremen Wetterereignissen aus? Wird in Ihrer Gegend häufig eingebrochen? Diebe neigen mitunter auch dazu, wenn sie nicht das bekommen wonach sie suchen, einfach nur noch blindlings zu zerstören.
Mitunter kommt der Tod bei Schriftstücken auch schleichend. Sie werden über die Jahre einfach immer unleserlicher. Da ist bei einer Aufbewahrungszeit von 10 Jahren auf einem Kassenbon nichts mehr zu lesen.

Mit der Umsetzung eines digitalen Dokumentenmanagements entsteht zusätzlich zur Datensicherung ein echter Mehrnutzen. Die eingescannten Dokumente liegen nicht einfach nur passiv im Archiv, sondern können mit zahlreichen Zusatzfunktionen aktiv genutzt werden.
So bildet die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems eine lebensrettende Investition in Ihr Unternehemen.